Definiowanie miary sukcesu
Przed rozpoczęciem jakiekolwiek przedsięwzięcia należy wyraźnie określić co będzie postrzegane jako sukces. Oczekiwania interesariuszy bywają zmienne, a pamięć zawodna. Dlatego ważne aby jasko określić mierzalne kryteria sukcesu. Jedną z metodyk, jakie dostarczają nam odpowiedniej techniki specjalistycznej jest ITIL (Information Technology Infrastructure Library). W opracowaniu Continual Service Improvement, poświęconym ciągłemu doskonaleniu świadczonych usług opisuje metodę definicji miary sukcesu. Jest ona częścią procesu wdrażania udoskonalenia (THE SEVEN-STEP IMPROVEMENT PROCESS).
Metoda ta polega na wyjściu od najbardziej ogólnych założeń – jak wizja i wynikająca z niej misja i metodą kolejnych przybliżeń dojście aż do konkretnych wartości liczbowych, których osiągnięcie będzie traktowane jako sukces.
Cały proces doskonalenie składa się z 7 kroków, natomiast definicja miary sukcesu to pierwsze 6 kroków tego procesu.
Krok 1 – Określ obszar (strategię) przeznaczoną do poprawy – każda strategia ma swoją wizję i skorelowaną z nią misję. W tym kroku określa się (ewentualnie potwierdza) oczekiwania biznesu w zakresie usprawnień.
Krok 2 – Określ co będziesz mierzył – Osiągnięcie wizji i misji wymaga podjęcia konkretnych działań. Cele wysokopoziomowe (goals) i ściśle z nimi powiązane cele konkretnych inicjatyw (objectives) będą podlegały pomiarowi). W tym kroku należy je określić i potwierdzić z biznesem.
Krok 3 – Zgromadź dane – Aby zaplanować usprawnienie niezbędne jest zgromadzenie danych o stanie aktualnym. W tym kroku gromadzone są wszelkie dostępne informacje nt. aktualnego stanu obszarów przeznaczonych do poprawy.
Krok 4 – Uporządkuj dane – Dane zebrane w kroku 3 są następnie uporządkowywane poprzez nadanie im spójnego formatu. W tym kroku określa się CSF (critical success factors) czyli kluczowe czynniki sukcesu oraz powiązane z nimi KPI (key performance indicators) czyli wskaźniki służące do pomiaru CSF.
Krok 5 – Analizuj dane i informacje – Dysponując materiałem zgromadzonym w poprzednich krokach należy określić wartości KPI jakie są możliwe do osiągniecia.
Krok 6 – Zaprezentuj uzyskane informacje – w tym kroku następuje potwierdzenie z biznesem, że przyjęte wartości będą przez biznes postrzegane jako sukces w przypadku ich osiągnięcia.
Krok 7 – Wdrażaj usprawnienie – w tym kroku następuje realizacja działań związanych z wdrożeniem usprawnienia oraz pomiar rzeczywistych wyników.
Praktyczny przykład definicji miary sukcesu programie transformacji cyfrowej opisuję poniżej:
Program transformacji cyfrowej – Definicja miary sukcesu
Do definicji miary sukcesu zastosowano technikę pochodzącą z obszaru Continual Service Improvement metodyki ITIL, a służącą do określanie mierzalnych parametrów świadczonych usług.
| Element techniki definiowania pomiaru wg CSI ITIL | Odpowiednik w programie transformacji cyfrowej |
| Objectives | Drivers, czyli zdefiniowane obszary motywacji biznesowej |
| CSF | Kluczowy czynnik sukcesu zdefiniowany dla każdego obszaru motywacji biznesowej |
| KPI | Kluczowe czynniki efektywności – mierzalne czynniki zdefiniowane dla każdego CSF |
| Metrics | Wartość KPI, której osiągnięcie będzie uznawane za satysfakcjonujące |
W wyniku zastosowania ww. techniki zostały zdefiniowane kluczowe czynniki sukcesu adresujące obszary motywacji biznesowej oraz skorelowane z nimi KPI wraz z wartościami, których osiągnięcie będzie uznawane za sukces programu.
| CSF | KPI | Metrics | ||
| CSF-1 | Kontrola nad kosztami IT | KPI-1.1 | Obniżenie kosztów Działu IT nie mniej niż | 25% |
| KPI-1.2 | Opracowany i zatwierdzony budżet IT (CAPEX i OPEX) na poziomie każdego zespołu Działu IT zgodnie ze strukturą organizacyjną. | Istnieje | ||
| KPI-1.3 | Realizacja budżetu IT z odchyleniem mierzonym na poziomie Działu IT nie większym niż | +0%
-20% |
||
| CSF-2 | Wsparcie IT dla projektów biznesowych | KPI-2.1 | Uzyskanie akceptacji biznesu dla uruchamianych projektów biznesowych | 100% |
| KPI-2.2 | Zakończenie w terminie uruchamianych projektów biznesowych na poziomie nie niższym niż | 80% | ||
| KPI-2.3 | Osiągnięcie założonych celów dla uruchamianych projektów biznesowych na poziomie nie niższym niż | 90% | ||
| CSF-3 | Wsparcie użytkowników końcowych | KPI-3.1 | Dotrzymywanie SLA dla każdej usługi zdefiniowanej w Katalogu Usług na poziomie nie niższym niż | 80% |
| KPI-3.2 | Pozytywna ocena satysfakcji z ankiet użytkowników (oceny „bardzo zadowolony” i „zadowolony”) na poziomie nie niższym niż | 80% | ||
| KPI-3.3 | Negatywna ocena satysfakcji z ankiet użytkowników (oceny „niezadowolony” i „bardzo niezadowolony”)na poziomie nie wyższym niż | 20% | ||
| CSF-4 | Zapewnienie ciągłości działania systemów IT | KPI-4.1 | Wykonanie Audytu bezpieczeństwa teleinformatycznego i wdrożenie zaleceń poaudytowych na poziomie nie niższym niż | 100% |
| KPI-4.2 | Wykonanie Audytu zarządzania bezpieczeństwem informacji i wdrożenie zaleceń poaudytowych na poziomie nie niższym niż | 90% | ||
| CSF-5 | Zapewnienie zgodności z RODO | KPI-5.1 | Spełnienie wymagań skierowanych do IT przez kancelarię Prawną odpowiedzialną za wdrożenie RODO na poziomie nie niższym niż | 90% |
Inne artykuły
Uderz w trawę by wypłoszyć węża
Kontynuując inspirację książką Piotra Plebaniaka „36 forteli, chińska sztuka podstępu, układania planów i skutecznego działania” odniosę się tym razem do odkrywania tego, co nieodkryte. Przystępując do transformacji znajdujemy się zazwyczaj
Technika przeglądu jakości
Technika przeglądu jakości jest jedną z technik specjalistycznych dostarczanych przez metodykę PRINCE2. Zaletą tej techniki oprócz samego zapewnienia jakości jest również angażowanie interesariuszy w proces wytwórczy oraz budowanie zespołu i
Transformacja cyfrowa przedsiębiorstw produkcyjnych
Aby cyfrowa transformacja była skuteczna niezbędna jest bardzo głęboka znajomość dziedziny, która tejże cyfryzacji jest poddawana. W modelu obowiązującym jeszcze kilka, kilkanaście lat temu IT otrzymywało model organizacyjny, który należało
Moją zawodową misją jest zwiększanie efektywności organizacji dzięki zastosowaniu nowoczesnych narzędzi informatycznych, telekomunikacyjnych oraz zarządczych. Najważniejsze wartości jakimi się kieruję w swojej pracy zawodowej to: (1) koncentracja na potrzebach biznesu, (2) dostarczanie na czas, (3) jakość bez kompromisów oraz (4) współpraca i komunikacja. Przez swoich partnerów biznesowych chcę być postrzegany przede wszystkim jako osoba wiarygodna. A wiarygodność to wypadkowa dwóch cech - solidności (dlatego zawsze dotrzymuję słowa) oraz kompetencji (dlatego tak bardzo dbam o poszerzanie swojej wiedzy zarówno praktycznej, jak i teoretycznej).czytaj więcej