Seven Step Continuous Improvement Process

Łatwo powiedzieć, żeby do monitorowania transformacji wybrać właściwe mierniki, natomiast znacznie trudniej to wykonać. W szczególności intuicyjnie, bez znajomości odpowiednich technik zarządczych. Dlatego w tym wpisie przedstawię jedną (ale nie jedyną technikę projektowania mierników. Pochodzi ona z metodyki ITIL i nosi nazwę „Seven Step Continuous Improvement Process”. Technika ta została zaprojektowana do doskonalenia usług IT, ale właśnie znajomość teorii z różnych metodyk pozwala nam wykorzystywać różnorodne narzędzia w aktualnych projektach.

Krok 1: „Identify the strategy for improvement” – wskaż obszary w organizacji, które mają potencjał do poprawy, tj. takie które w jakiś sposób wywołują dyskomfort na poziomie Zarządu. (inna metodyka, tj. #COBIT wprowadza tutaj pojęcia „pain points” i „trigger events” ale to temat na osobny wpis.). W tym kroku należy określić jakie obszar funkcjonalny lub proces będzie podlegał zmianie.

Krok 2: “Define what will be measured” – określ co należy mierzyć aby ocena dokonana na podstawie pomiaru dostarczała wartościowej wiedzy.

Krok 3: „Gather the data” – potwierdź, że dysponujesz danymi do dokonania pomiaru i uczyń to w najlepszy możliwy sposób, czyli – zgromadź potrzebne dane. Dane zgromadzone na starcie pozwolą Ci określić punkt odniesienia, a te które będziesz gromadził później pozwolą obliczyć jaką zmianę udało Ci się osiągnąć. Ten krok zawiera zdefiniowanie potrzebnych danych, potwierdzenie, że są one dostępne oraz określenie sposobu ich pozyskiwania.

Krok 4” „Process the data” – oblicz wskaźniki bazując na pozyskanych danych. Zdefiniuj CFS (Critical Success Factors) oraz KPI (Key Performance Indicators) i oblicz je. W tym punkcie należy zdefiniować jak surowe dane, pozyskane w kroku poprzedni będą przetwarzane i prezentowane – to tutaj są definiowane wskaźniki.

Krok 5: „Analyze the information and data” – przeanalizuj obliczone wskaźniki, przeanalizuj również pozyskane dane i na tej podstawie wyciągnij wnioski czy wdrażane zmiany kierują Cię w stronę założonego celu oraz czy dzieje się to z oczekiwaną szybkością. Jeśli potrzeba to zaproponuj nowe zmiany. Pamiętaj, że plan jest zestawem drogowskazów i w razie potrzeby nie tylko można ale wręcz należy go modyfikować.

Krok 6: “Present and use the information” – nie jesteś w procesie transformacji samotnym, białym żaglem. Zaprezentuj wyniki analizy interesariuszom, w szczególności Zarządowi i wyższemu kierownictwu. Omów wnioski z analizy i propozycje działań, które z niej wynikają oraz uzyskaj akceptację na ich wdrożenie.

Krok 7: „Implement improvement” – wdróż działania, które zaplanowałeś i dla których uzyskałeś akceptację. Po ich wdrożeniu dokonaj kolejnego pomiaru.