Definicja potrzeb biznesowych

Aby prawidłowo zdefiniować zakres projektu bądź programu należy poznać rzeczywistą motywacje kluczowych interesariuszy. Często czują oni intuicyjnie, że potrzebna jest zmiana stanu aktualnego ale nie potrafią bądź nie chcą czytelnie opisać przyczyn, które mają wpływ na uruchomienie procesu transformacyjnego.

Przydatną techniką do identyfikowania motywacji biznesowej jest model motywacji biznesowej. Warstwa motywacji jest jedną z warstw modelowania architektury korporacyjnej w notacji Archimate. Jest ona stosowana w celu zobrazowania powodów stojących za zmianami w architekturze korporacyjnej.

Kluczową zasadą w budowaniu modelu motywacji jest powiązanie każdego wymagania z konkretną potrzebą biznesową oraz zapewnienie aby każda potrzeba biznesowa była wspierana zaspokajającymi ja wymaganiami.

Interesariusz (Stakeholder) – Interesariusz jest zdefiniowany jako rola jednostki, zespołu lub organizacji (lub jej pochodnej), która może pozostawać pod wpływem lub mieć wpływ na wynik architektury.

Czynnik sterujący (Driver) – Czynnik sterujący jest zdefiniowany jako element który tworzy, motywuje lub napędza zmiany w organizacji.

Ocena (Assessment) – Ocena jest zdefiniowana jako wynik pewnej analizy dla czynnika sterującego.

Cel (Goal) – Cel jest definiowany jako końcowy stan, który chce osiągnąć interesariusz.

Wymaganie (Requirement) – Wymaganie jest zdefiniowane jako deklaracja potrzeby, która ma zostać zrealizowana przez architekturę (a tym samym i przez organizację).

Ograniczenie (Constraint) – Ograniczenie stanowi czynnik, który zapobiega lub utrudnia realizację celu.

Pryncypium (Principle) – Pryncypium jest zdefiniowane jako zasada określająca właściwości i cechy, które powinna spełniać architektura.

Produkt (Outcome) – Produkt to wynik jaki powinien zostać uzyskany po osiągnięciu celu.

Wartość (Value) – Zmiana w funkcjonowaniu po osiągnieciu celu, postrzegana przez interesariusza za zaletę.

Praktyczny przykład definicji potrzeb biznesowych w programie transformacji cyfrowej opisuję poniżej:

Program transformacji cyfrowej – Definicja potrzeb biznesowych

Motywacja biznesowa interesariuszy została przebadana za pomocą 4 narzędzi:

1. Analiza dokumentów strategicznych – dostarcza informacji o misji i celach strategicznych organizacji. Z tych zapisów wynika do czego należy dążyć wdrażając jakąkolwiek zmianę. Cele strategiczne są kluczowym elementem w definiowaniu miary sukcesu.
2. Analiza zgłoszeń użytkowników – dostarcza informacji nt. jakości serwisu dostarczanego rzez IT dla biznesu. Pozwala ona określić miejsca wymagające największych zmian oraz najszybszej poprawy.

3. Wywiady z kluczowymi interesariuszami – pozwalają zapoznać się z subiektywnymi odczuciami użytkowników. Subiektywne odczucia są niezwykle ważne, gdyż oprócz samego wdrożenia zmiany, niezbędne jest również zarządzanie procesem change enablement (podejście to opisuje metodyka COBIT5). Proces ten adresuje działania miękkie, które mają wpływ na zaakceptowanie zmian przez organizację oraz ich utrwalenie.
4. Badania satysfakcji – wprowadzają punkt odniesienia do dalszego pomiaru.

Wnioski z identyfikacji motywacji biznesowej

Przeprowadzona analiza pozwala na określenie 5 głównych obszarów motywacji biznesowej (Drivers), które można pogrupować wg COBIT5 na Pain Points – czyli punkty bólu (są to przyczyny pochodzące z wewnątrz przedsiębiorstwa) oraz Trigger Events, czyli zdarzenia wyzwalające(są to przyczyny pochodzące z otoczenia przedsiębiorstwa).

Pain Points

1. Brak kontroli nad kosztami IT
2. Niewystarczające wsparcie IT dla projektów biznesowych
3. Niewystarczające wsparcie użytkowników końcowych
4. Brak gwarancji ciągłości działania

Trigger Events

5. Wejście w życie regulacji dotyczących RODO