COBIT5 Implementation

Wdrożenie ładu IT w organizacji - część 2

COBIT5 Implementation

COBIT5 Implementation jest frameworkiem z rodziny COBIT służącym do zarzadzania zmianą organizacyjną. Stanowi on zwartą metodykę służącą do wdrażania zmian w organizacji i w szczególności nadaje się do wdrażania zmian w obszarze governance.

COBIT5 Implementation definiuje szereg kluczowych czynników sukcesu, (tj. atrybutów, cech, zasobów czy kompetencji, które na danym rynku są warunkiem odniesienia sukcesu [5]). W przypadku programu transformacyjnego jako przykłady kluczowych czynników sukcesu można wymienić:

• Wyższe kierownictwo zapewniające kierunek i upoważnienie dla danej inicjatywy, jak również trwające zaangażowanie
• Wszystkie strony wspierające nadzór i zarządzanie procesami dla rozumienia celów biznesowych i IT.
• Zapewnienie efektywnej komunikacji i umożliwienie niezbędnych zmian
• Dopasowanie COBIT i innych wspierających dobre praktyki i standardy, aby pasowały do unikalnego kontekstu przedsiębiorstwa i
• Skupienie na szybkich zyskach i priorytetyzacji najbardziej korzystnych ulepszeń, które są najłatwiejsze do wdrożenia.

Transformacja powinna być uruchamiana jedynie w sytuacji, w której kluczowe czynniki sukcesu są bądź mogą być w krótkim czasie spełnione.

Sam proces zarządzania programem transformacyjnym jest w COBIT5 podzielony na 7 faz, w ramach których są realizowane 3 równoległe strumienie aktywności, tj.

1. Zarzadzanie programem – działania organizacyjne i zarządcze na poziomie programu, takie jak samo uruchomienie programu, opracowanie jego uzasadnienia biznesowego, planowanie aż do pomiaru wyników.
2. Umożliwienie zmiany – działania miękkie zmierzające do zaakceptowania przez organizację wdrażanych zmian, takie jak stworzenie odpowiedniego środowiska, prawidłową komunikację, motywowanie zespołu, pozyskiwanie zainteresowania i wsparcia z wewnątrz organizacji.
3. Cykl ciągłego doskonalenia – realizacja założeń programu, czyli de facto planowanie i realizacja poszczególnych inicjatyw wchodzących w skład programu.

Rysunek 4 – Fazy zarządzania programem transformacji wg COBIT5 Implementation, źródło: [5]

Każdej z 7 faz odpowiada tzw. wyznacznik, tj. pytanie definiujące cele każdej fazy:

1. Faza 1 – Jakie są przyczyny dla których program jest uruchamiany?
2. Faza 2 – Jaki jest stan aktualny organizacji?
3. Faza 3 – Jaki jest pożądany stan organizacji?
4. Faza 4 – Co należy zrobić?
5. Faza 5 – Jak to zrealizować?
6. Faza 6 – Czy to zostało zrealizowane?
7. Faza 7 – Jak utrzymać dynamikę zmian?

COBIT5 Implementation kładzie bardzo duży nacisk na działania związane z umożliwieniem zmiany, tj. koncentrują się nie tylko na samej implementacji zmiany, ale również na jej zaakceptowaniu przez zmienianą organizację. Charakterystyczne zalecenia tego strumienia to m.in.

• Koncentracja na osiąganiu szybkich korzyści (tzw. quick wins) oraz komunikowanie do organizacji informacji o sukcesach.
• Dla każdej zmiany odnalezienie i wyraźnie wskazanie rzeczywistej potrzeby interesariuszy, jaką wdrażana zmiana będzie adresowała.
• Zbudowanie zmotywowanego zespołu oraz osadzenie go w szerokiej koalicji na rzecz zmian.

COBIT5 Implementation dla każdej fazy określa wymagane zaangażowanie poszczególnych interesariuszy oraz ich rolę. Zaangażowanie określane jest techniką RACI, tj. przypisaniem jednego z 4 typów obowiązków:

1. Responsible – osoba jest bezpośrednio odpowiedzialna za wykonanie zadania,
2. Accountable – osoba jest odpowiedzialna za nadzór nad zadaniem,
3. Consulted – przy realizacji zadania należy się z daną osoba konsultować i angażować ją w jego realizację,
4. Informed – osoba musi być informowano o rozpoczęci, realizacji oraz zakończeniu zadania.

Rysunek 5 – Role i obowiązki w transformacji zarządzanej wg COBIT5 na przykładzie kroku: stworzenie właściwego środowiska dla zmiany, źródło: [5]

COBIT 5 Implementation definiuje rolę odpowiedzialną za zarządzanie programem (tj. Programme Steering) wraz z jej obowiązkami. Nie definiuje natomiast jej szczegółowej struktury organizacyjnej.